Những Thủ Tục Mở Quán Cà Phê: Giấy Phép, Thuế, Hóa Đơn – Chủ Quán Nhất Định Phải Biết

Mở quán cà phê không chỉ cần ý tưởng sáng tạo, mặt bằng đẹp hay máy pha hiện đại. Điều quan trọng hơn cả là phải hiểu rõ thủ tục mở quán cà phê, nắm được các loại giấy tờ và nghĩa vụ nộp thuế. Nếu bỏ qua các bước pháp lý này, chủ quán rất dễ rơi vào tình huống bị xử phạt hoặc bị buộc ngừng kinh doanh. Cùng Laven tìm hiểu ngay các thủ tục mở quán cà phê, giấy phép cần có, thông tin về thuế, hóa đơn và giấy phép VSATTP.

1. Vì Sao Phải Có Giấy Phép Khi Mở Quán Cà Phê?

Trong thời đại khởi nghiệp, kinh doanh quán cà phê ngày càng phát triển phổ biến như hiện nay, mở một quán cà phê không chỉ cần mặt bằng và ý tưởng - mà còn bắt buộc tuân thủ đầy đủ giấy tờ pháp lý cho quán cà phê để tránh bị xử phạt, đóng cửa bất ngờ.

Muốn kinh doanh cà phê hợp pháp, đừng bỏ qua bước đăng ký kinh doanh

Cụ thể, mở quán cà phê mà không đăng ký hợp pháp có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh không có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định tại Khoản 1, Điều 6 Nghị định 98/2020/NĐ-CP. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng mà bất kỳ chủ quán nào cũng cần nắm rõ. Giấy tờ đầy đủ cũng tạo uy tín khi thuê mặt bằng, hợp tác đối tác.

2. Các Giấy Tờ Đăng Ký Kinh Doanh Quán Cà Phê Cần Có

2.1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc công ty)

• Cơ quan cấp: UBND quận/huyện (đối với hộ kinh doanh cá thể) hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư (đối với công ty TNHH/cổ phần).

• Thông tin gồm: Tên quán cà phê, ngành nghề kinh doanh (dịch vụ ăn uống/quán cà phê), địa chỉ kinh doanh, và thông tin chủ sở hữu.

• Lưu ý: Địa điểm kinh doanh thực tế phải trùng khớp với địa chỉ đã đăng ký để tránh bị xử phạt.

• Vi phạm không đăng ký khi kinh doanh cố định: Bị phạt từ 3.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo Khoản 1, Điều 6 Nghị định 98/2020/NĐ-CP.

Đây là những giấy phép cơ bản đầu tiên cần phải có khi chuẩn bị mở quán cà phê. Tên công ty/ Hộ kinh doanh nên trùng khớp với tên quán để tăng độ uy tín cũng như dễ dàng nhận diện thương hiệu. Bên cạnh đó địa chỉ kinh doanh cũng vô cùng quan trọng để đỡ rắc rối các thông tin bạn cần kí hợp đồng mặt bằng kinh doanh quán dài hạn.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – Điều kiện cần khi mở quán cà phê tại Việt Nam

Chi tiết thủ tục Đăng ký thành lập hộ kinh doanh - Tại đây

2.2. Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP)

Nhiều chủ quán thắc mắc: Quán cà phê có cần giấy phép VSATTP không? Câu trả lời là: CÓ. Đây là giấy phép bắt buộc đối với tất cả các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, bao gồm cả quán cà phê, nếu bạn phục vụ đồ uống pha chế tại chỗ.

Khi bắt đầu setup quán cà phê, một trong những yếu tố quan trọng mà các chủ quán thường bỏ qua chính là khu vực pha chế. Đây không chỉ là nơi tạo ra những ly cà phê chất lượng, mà còn là không gian thể hiện tính chuyên nghiệp, sạch sẽ và gu thẩm mỹ của quán trong mắt khách hàng. Việc đầu tư một khu pha chế được bố trí khoa học, gọn gàng sẽ giúp quá trình vận hành trở nên trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều.

Giấy chứng nhận VSATTP – Uy tín cho quán, an toàn cho khách

Phương thức xin giấy chứng nhận VSATTP

Sau khi tìm hiểu các thông tin cơ bản về thiết kế quầy pha chế và các trang thiết bị, kho chứa,... Thì cần nộp lên đơn vị phụ trách để xét duyệt hồ sơ như sau:

• Cấp bởi: Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm địa phương.

• Hồ sơ cần có:

  • Bản vẽ sơ đồ mặt bằng quán cà phê.

  • Kế hoạch kiểm soát vệ sinh, xử lý rác thải.

  • Giấy khám sức khỏe và xác nhận tập huấn kiến thức VSATTP cho toàn bộ nhân viên.

• Mức phạt: Theo Khoản 1, Điều 21 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, không có giấy phép này có thể bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng và buộc ngừng kinh doanh.

Nếu bạn muốn kinh doanh quan cà phê chuyên nghiệp thì hãy lựa chọn các dòng máy pha như: Casadio, Nuova Simonelli, Faema,... Bạn không chỉ tạo dựng được hình ảnh hiện đại và chuyên nghiệp cho thương hiệu, mà còn dễ dàng vượt qua các yêu cầu thẩm định khi xin giấy phép VSATTP từ cơ quan chức năng.

3. Quán Cà Phê Có Nộp Thuế Không? Thủ Tục Thuế Ra Sao?

Dù mở quán cà phê quy mô lớn hay nhỏ, bạn bắt buộc phải nộp thuế theo quy định nếu quán kinh doanh cố định và có doanh thu thường xuyên. Tùy theo hình thức đăng ký kinh doanh (hộ cá thể hoặc công ty), bạn sẽ áp dụng cách tính thuế và xuất hóa đơn khác nhau.

Thuế GTGT, TNCN, môn bài – Chủ quán cà phê cần đóng thuế gì và bao nhiêu?

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh cá thể (phù hợp quán cà phê quy mô nhỏ)

Với hình thức này, bạn sẽ không cần kê khai thuế hàng tháng, mà sẽ được cơ quan thuế ấn định mức thuế dựa trên doanh thu dự kiến (gọi là thuế khoán).

• Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm:

  • Không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). (Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC).

• Nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm: Bạn sẽ phải nộp các loại thuế sau (ví dụ minh họa với doanh thu 200 triệu/tháng):

• Tổng thuế phải nộp mỗi tháng: 6 triệu đồng (trong ví dụ trên)

• Thời gian nộp: Nộp theo quý hoặc năm, tùy quy định tại địa phương.

Trường hợp 2: Công ty TNHH (quán quy mô lớn hoặc muốn phát triển chuỗi)

Hình thức công ty sẽ có những quy định chặt chẽ hơn về thuế và kế toán.

• Thủ tục: Phải kê khai thuế hàng tháng hoặc quý qua phần mềm kế toán.

• Hóa đơn: Bắt buộc xuất hóa đơn điện tử nếu bán hàng cho công ty, đối tác.

• Tính thuế: Dựa trên sổ sách kế toán chứ không phải thuế khoán.

• Hoạt động chuyên nghiệp hơn, dễ mở rộng và kêu gọi đầu tư. Nhưng bên cạnh đó, thủ tục kế toán, thuế phức tạp hơn, cần thuê kế toán hoặc phần mềm

QUY ĐỊNH MỚI TỪ 01/06/2025:

Nếu quán cà phê là hộ kinh doanh cá thể có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, bạn sẽ phải:

• Chuyển sang hình thức kê khai thuế (không còn thuế khoán).

• Sử dụng máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, có in hóa đơn điện tử tại điểm bán. (Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP – Quy định mới có hiệu lực từ 01/06/2025)

Khi cập nhật đúng và kịp thời những thông tin trên bạn sẽ cân nhắc được cách tính chi phí giá bán sao cho phù hợp nhất tránh thay đổi giá liên tục. Quan trọng là tránh được trường hợp "kinh doanh mãi nhưng không thấy lời đâu".

Bạn có đang bán cà phê 'lấy công làm lời'?

4. Tổng Hợp Giấy Tờ Pháp Lý Cho Quán Cà Phê

Để mở quán cà phê hợp pháp, đây là bảng tổng hợp các giấy tờ cần thiết:

5. Laven Coffee – Đối Tác Cung Cấp Cà Phê Uy Tín, Đầy Đủ Pháp Lý Cho Quán Cà Phê

Laven Coffee là đơn vị chuyên cung cấp cà phê sạch rang mộc, máy pha cà phê, Laven Coffee không chỉ bán sản phẩm – mà còn hỗ trợ bạn trong hành trình mở quán từ máy móc đến cà phê nguyên chất. Khi lựa chọn nguồn nguyên liệu cho quán cà phê, bạn không chỉ cần cà phê ngon mà còn phải đảm bảo các yếu tố pháp lý quan trọng. Laven Coffee hỗ trợ chủ quán cà phê an tâm hơn khi kinh doanh tại Biên Hòa, Hồ Chí Minh và toàn quốc.

Laven Coffee – Xưởng cà phê rang mộc theo tiêu chuẩn quốc tế, được nhiều quán tin chọn

Laven Coffee – Nhà máy rang xay chuẩn chỉ tiêu quốc tế ISO 22000 & FDA

Laven Coffee tự hào là nhà máy rang xay cà phê đạt chuẩn chỉ tiêu quốc tế ISO 22000:2018 (tiêu chuẩn an toàn thực phẩm quốc tế) & FDA (chứng nhận đủ điều kiện xuất khẩu đi Hoa Kỳ). Chúng tôi cung cấp đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ công bố sản phẩm, hỗ trợ trọn gói cho các quán cà phê. Đáp ứng các chỉ tiêu VSATTP, có hóa đơn VAT, hợp đồng, hồ sơ công bố sản phẩm, VSATTP và truy xuất nguồn gốc. Chủ quán có thể an tâm khi dùng cà phê Laven cho quán của mình.

Laven Coffee - Nhà máy rang cà phê đạt ISO 22000, có chứng chỉ SCA – lựa chọn đáng tin cho khách hàng

Xem chứng nhận và sản phẩm tại đây

Laven Coffee sẵn sàng đồng hành cùng bạn – từ những bước đầu tiên như lựa chọn máy pha, cà phê sạch, đến cung cấp toàn bộ giấy tờ hợp lệ để vận hành chuẩn chỉnh và an toàn. Ngoài ra Laven còn cung cấp máy pha Casadio, Nuova, Wega, Faema từ mới đến thanh lý – phù hợp với mọi mô hình quán. Mở quán cà phê là cả một hành trình sáng tạo và vận hành chuyên nghiệp. Việc chuẩn bị kỹ giấy phép, thuế, thiết bị và nguyên liệu đúng pháp luật sẽ giúp bạn không chỉ yên tâm kinh doanh, mà còn xây dựng thương hiệu cà phê bền vững, uy tín.